Rationalisierung und Vereinfachung des Check-Ins von Gästen

Die Rezeption prägt die Atmosphäre des Aufenthalts eines Gastes. Reisende erwarten einen zügigen und reibungslosen Check-in-Prozess. Unabhängig davon, ob sie unterbesetzt sind oder einem müden Gast nach einer langen Reise helfen müssen, zeichnen sich Top-Hotelmarken dadurch aus, dass sie ihren Gästen das Gefühl geben, willkommen zu sein.

Die Verbesserung des Check-in-Erlebnisses kann die Kundenzufriedenheit erheblich steigern und das Image Ihrer Marke stärken. Obwohl Kreativität und durchdachte Details für einen exzellenten Service sowohl an der Rezeption als auch im gesamten Hotel nach wie vor von entscheidender Bedeutung sind, wird personalisierte Gastfreundschaft immer mehr von digitalen Fortschritten abhängig.

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Die Pandemie führte zu einer erheblichen Zunahme von mobilen und kontaktlosen Lösungen. Die Geräte sind für unser tägliches Leben und unseren Komfort unverzichtbar geworden. Gleichzeitig hat das Hotelgewerbe mit Personalmangel zu kämpfen. Der Einsatz von Technologie zur Anpassung an diese Veränderungen und zur Verbesserung der Arbeitsabläufe ist nicht nur eine Lösung für diese Probleme, sondern sichert auch einen Wettbewerbsvorteil.

Eine wichtige Lösung in dieser Hinsicht ist die Hotel-Check-in-Software, auch bekannt als Hotelreservierungssoftware, Hotelreservierungssystem oder Property Management System (PMS).

Was ist eine Hotel Check-In Software und wie funktioniert sie?

Hotel-Check-in-Software ist eine Technologie, die für die Verwaltung täglicher Aufgaben und die Aufzeichnung von Gästeaufenthalten entwickelt wurde. Moderne Systeme sind in der Regel Cloud-basiert, so dass Sie Ihre eigene Hotel-Cloud-Software haben können, die den Zugriff von jedem Gerät mit einer Internetverbindung ermöglicht. 

Diese Systeme verfolgen effizient alle betrieblichen Aspekte und können mit Software von Drittanbietern integriert werden. Die Integration ermöglicht es Hotels außerdem, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und bestimmte Bereiche je nach Bedarf zu automatisieren - daher nennen wir sie auch Hotelautomatisierungssoftware.

Eine Hotel-Check-in-Software macht sich wiederholende manuelle Aufgaben überflüssig, so dass sich die Mitarbeiter an der Rezeption auf persönliche Interaktionen konzentrieren können. Wenn Ihr Personal zum Beispiel manuell nach verfügbaren Zimmern sucht oder wertvolle Zeit damit verbringt, Gästedaten in das System einzugeben, verlangsamen diese Aufgaben unweigerlich den Check-in-Prozess, was zu Warteschlangen und Unzufriedenheit der Gäste führt. Außerdem erhöhen sie den Druck auf die Mitarbeiter, schneller zu arbeiten. 

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Die Automatisierung dieser Aufgaben mit Hotel-Check-in-Software kann die Arbeitsbelastung verringern und die Arbeitsmoral des Teams verbessern. Die Entlastung des Personals ermöglicht einen effizienten, aufmerksamen Service, der zu einer besseren Interaktion mit den Gästen führt.

Stellen Sie sich vor, Ihr Haus hätte eine Software zur Hotelautomatisierung, die den Check-out-Prozess vollständig automatisiert. Die Gäste könnten ihre Rechnung, die ihnen direkt in den Posteingang geschickt wird, mit wenigen Klicks begleichen. Ohne die Notwendigkeit, vor der Abreise Papierkram zu erledigen und Zahlungen abzuwickeln, können sich die Mitarbeiter an der Rezeption auf die Bedürfnisse der Gäste konzentrieren. 

Diese Beispiele zeigen, wie eine Hotel-Cloud-Software verschiedene Aspekte des Hotelbetriebs verwalten kann, vom Check-in bis zur Abrechnung mit den Gästen und dem gesamten Buchungsprozess. Die Rationalisierung der Abläufe durch eine Hotel-Check-in-Software verbessert letztlich das Gästeerlebnis.

Die wichtigsten Vorteile einer Hotel Check-In Software

Die Implementierung einer Hotel-Check-in-Software verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern auch das Gästeerlebnis und positioniert Ihre Unterkunft wettbewerbsfähig in der Hotelbranche.

Gesteigerte Effizienz = zufriedenere Gäste

Die Effizienz und Zufriedenheit des Hotelpersonals wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit der Gäste aus. Eine Hotelautomatisierungssoftware beseitigt die Reibung, die durch sich wiederholende Aufgaben und langwierige Verfahren verursacht wird. Durch die Automatisierung dieser Prozesse werden die Arbeitsbelastung und das Stressniveau reduziert und der Weg für einen außergewöhnlichen Kundenservice geebnet. 

Außerdem steigert die Möglichkeit, die Zufriedenheit der Gäste zu erhöhen, die Moral des Teams.

Personalisierter Service

Eine kürzlich durchgeführte ACA-Studie ergab, dass 75 % der Kunden zu einem Mitbewerber wechseln würden, wenn sie diesen bequemer finden würden. All-in-One-Tools zur Steigerung der Effizienz ermöglichen es dem Hotelpersonal, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, indem es mehr Zeit hat, sich auf die Gäste zu konzentrieren und sich in sie einzufühlen. 

Mit einer Cloud-Software für Hotels, die Routineaufgaben wie Zahlungen und das Ausfüllen von Formularen verwaltet, können Rezeptionisten die Erwartungen der Gäste übertreffen.

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Reduzierte Fehler

Das Management von Überbuchungen aufgrund veralteter Informationen über verschiedene Buchungskanäle und OTAs kann eine Herausforderung sein. Die manuelle Erfassung der Kreditkartendaten von Gästen durch Rezeptionisten führt oft zu menschlichen Fehlern und kann rechtliche Konsequenzen haben. 

Hohe Fluktuationsraten in Ihrem Haus können ebenfalls zu einer Liste von Fehlern beitragen, die von neuen Auszubildenden gemacht werden. Auch wenn eine vollständige Fehlerbeseitigung nicht möglich ist, kann eine cloudbasierte Software für den Hotel-Check-in helfen, diese Probleme zu minimieren.

Die Integration einer Hotel-Check-in-Software mit einem Channel-Manager verhindert Überbuchungen, indem die Verfügbarkeit über alle Kanäle automatisch und in Echtzeit aktualisiert wird. Die Integration mit einem Zahlungs-Gateway reduziert Fehler bei Transaktionen und Dateneingabe. 

Kostenreduzierung und Ertragsverbesserung

Eine Hotel-Cloud-Software ist kosteneffizienter, hat weniger Ausfallzeiten und bietet im Vergleich zu herkömmlichen Vor-Ort-Systemen mehr Funktionalität. Sie verbessert die Effizienz durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und die Konsolidierung von Daten an einem zentralen Ort. 

Diese Integration ermöglicht einen personalisierten Service durch den Wegfall sich wiederholender manueller Aufgaben und steigert die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter. Insgesamt führen diese Verbesserungen zu erheblichen Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen.

Die Merkmale einer Hotel Check-In Software

Eine Hotel-Automatisierungssoftware liefert Echtzeitdaten, erleichtert die Zahlungsabwicklung und digitale Autorisierung, unterstützt das Berichtswesen, Direktbuchungen und neue Upselling-Optionen und hilft bei der Verwaltung von Housekeeping-Zeitplänen. 

Darüber hinaus ermöglicht eine Hotel-Check-in-Software die Übermittlung von Nachrichten und die Planung von Terminen an das Personal und verbessert so die allgemeine Vorbereitung. Die Zentralisierung aller Gästeinformationen in einem einzigen Online-Profil beseitigt Bedenken hinsichtlich der Personalfluktuation und des Verlusts von Gästewissen.

Die Rationalisierung von Abläufen mit einer Hotel-Cloud-Software zeichnet Ihr Unternehmen nicht nur aus, sondern gewährleistet auch Skalierbarkeit. Vor allem aber ermöglicht die Check-in-Software die nahtlose Erfahrung, die Kunden verlangen.

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Was sind die wichtigsten Funktionen einer Hotel Check-In Software?

Diese Funktionen wurden entwickelt, um den Betrieb zu rationalisieren, das Gästeerlebnis zu verbessern und die Effizienz Ihres Hotelmanagements insgesamt zu optimieren.

Offene API-Integration - einfache Integration von Drittanbieter-Software (z. B. Revenue Management, Channel Manager) zur Verbesserung von Buchungs- und Check-in-Prozessen.

Umfassender Informationszugang - Zugriff auf relevante Informationen wie Rezeption und Reservierungsübersichten für einen nahtlosen und benutzerfreundlichen Reservierungsprozess.

✅ Kontaktlose Zahlungsabwicklung - bieten Sie kontaktlose und Online-Zahlungsoptionen für Gäste an, um Rechnungen beim Self-Check-in oder Check-out mühelos zu begleichen.

✅ Individuelle Nachrichten - Senden Sie automatisch Nachrichten vor dem Einchecken und nach dem Auschecken, einschließlich Buchungsbestätigungen, Bewertungsanfragen, Check-in-Warnungen, Aufenthaltstipps, Vorschläge für soziale Medien und Aktualisierungen des Hotelblogs.

✅ Plattformübergreifende Zugänglichkeit - bieten Sie Online-Check-in von jedem Gerät aus an, ohne dass zusätzliche Downloads oder Apps erforderlich sind.

Kalender- und Housekeeping-Management: Verwalten Sie Check-in-, Check-out- und Housekeeping-Zeitpläne, um die Belegung, den Sauberkeitsstatus der Zimmer und Notizen zu verfolgen.

✅ Funktionen zur Einbindung der Gäste - verstärken Sie die Einbindung der Gäste durch personalisierte Werbeaktionen, Anreize und digitale Registrierungskarten.

✅ Raumplanmanagement - effiziente Verwaltung von Raumplänen und Konfigurationen.

Integration von Dokumentenscannern - sicheres und reibungsloses Einchecken von Gästen mit einem Dokumentenscanner.

Channel Manager-Integration: Steuern Sie die Raumverteilung über Buchungsmaschinen und Online-Reisebüros wie Airbnb, Booking.com und Expedia. Überwachen Sie die Buchungsleistung pro Kanal, um die Vertriebsstrategien zu optimieren.

✅ S chulungsressourcen - Zugang zu Schulungsmaterialien für eine schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter.

✅ Analyse der Unternehmensleistung - Nutzen Sie datengestützte Erkenntnisse für die Umsatzverwaltung und fundierte Entscheidungen.

Welches System bietet die einfachste Benutzererfahrung für das Einchecken von Hotelgästen?

Das PMS von Visitor zeichnet sich durch seinen umfassenden Funktionsumfang aus und ist damit führend im Bereich der Check-in-Software. Wenn Sie außerdem Wert auf benutzerfreundliche Funktionen legen, dann zeichnet sich Visitor auch in diesem Bereich durch ein intuitives Design und eine leicht zu navigierende Oberfläche aus.

Visitor wurde speziell für kleinere Unterkünfte entwickelt und ermöglicht es Ihnen, sich mehr auf Ihre Gäste und weniger auf Technik und Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren.

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Im Gegensatz zu vielen PMS, die auf größere Hotels zugeschnitten sind, die über umfangreiche Ressourcen für die Systemverwaltung verfügen, ist Visitor auf B&Bs, Gasthöfe, Motels und Herbergen zugeschnitten, bei denen Einfachheit und Effizienz an erster Stelle stehen.

Visitor dient als umfassende Online-Reservierungs- und Immobilienverwaltungslösung, die mit wertsteigernden Funktionen ausgestattet ist, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Schlussfolgerung - Warum eine Hotel Check-In Software wählen?

Eine Hotel-Automatisierungssoftware bietet mehr als nur grundlegende Vorteile; sie ermöglicht ein personalisiertes Gästeerlebnis wie nie zuvor. Mit der Automatisierung können Sie jetzt die Reise jedes Gastes bis ins kleinste Detail anpassen.

Früher waren die Hotels bestrebt, die Bedürfnisse der Mehrheit zu erfüllen. Heute können Sie Erlebnisse auf mikrogranularer Ebene personalisieren, indem Sie die Vorlieben der Gäste lange vor ihrer Ankunft kennen und in der von ihnen bevorzugten Weise kommunizieren. 

Sie können maßgeschneiderte Zusatzleistungen anbieten, die bei den Gästen gut ankommen, und so die Liebe zum Detail sicherstellen, die die Beziehungen stärkt und die Treue der Gäste fördert. Durch die Automatisierung von Prozessen rationalisieren Sie die Arbeitsabläufe, verbessern die Beziehungen zu Reisebüros und anderen Partnern und übernehmen die neuesten Branchenpraktiken im Gastgewerbe.

FAQs

❓ Was ist eine Check-in-Software für Hotels, und wie funktioniert sie?

Hotel-Check-in-Software ist eine Technologie, die für die Verwaltung täglicher Aufgaben und die Aufzeichnung von Gästeaufenthalten entwickelt wurde. Moderne Systeme sind in der Regel Cloud-basiert und ermöglichen den Zugriff von jedem Gerät mit Internetanschluss. Diese Systeme verfolgen betriebliche Aspekte, lassen sich mit Software von Drittanbietern integrieren und automatisieren bestimmte Aufgaben, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Interaktion mit den Gästen zu verbessern.

❓ Wie trägt eine Hotel-Check-in-Software zur Zufriedenheit der Gäste bei?

Die Software für den Hotel-Check-in macht manuelle Aufgaben wie die Suche nach verfügbaren Zimmern und die Eingabe von Gästedaten überflüssig, beschleunigt den Check-in-Prozess und reduziert Warteschlangen. Durch diese Automatisierung können sich die Mitarbeiter an der Rezeption mehr auf die persönliche Betreuung der Gäste konzentrieren, was zu einer höheren Gästezufriedenheit und -treue führt.

❓ Warum in eine Check-in-Software für Hotels investieren?

Die Investition in eine Check-in-Software für Hotels erhöht die betriebliche Effizienz und die Zufriedenheit der Gäste, da Aufgaben wie die Überprüfung der Zimmerverfügbarkeit und die Eingabe von Gästedaten automatisiert werden. Dies strafft die Arbeitsabläufe und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf personalisierte Gästeerlebnisse zu konzentrieren, was die Zufriedenheit und Loyalität der Gäste erhöht. Die Software lässt sich in andere Systeme integrieren, erhöht die Datensicherheit und unterstützt kontaktlose Zahlungen, um die Erwartungen moderner Gäste an Komfort und Sicherheit zu erfüllen. Insgesamt steigert die Software die Effizienz und verbessert das Gästeerlebnis, was sie zu einer wertvollen Investition für Hotels macht.

❓ Kann Software für das Einchecken in Hotels bei der Verwaltung der betrieblichen Effizienz helfen?

Ja, die Check-in-Software für Hotels verbessert die betriebliche Effizienz durch die Integration mit anderen Hotelmanagementsystemen. Sie erleichtert den Datenzugriff in Echtzeit, unterstützt Direktbuchungen und verwaltet Housekeeping-Zeitpläne effektiv, wodurch Fehler reduziert und die Ressourcenzuweisung optimiert werden.

❓ Welche Funktionen sollte eine Check-in-Software für Hotels haben?

Achten Sie auf Funktionen wie offene API-Integration für Software von Drittanbietern, umfassenden Informationszugang für nahtlose Reservierungen, kontaktlose Zahlungsoptionen, automatisierte Nachrichtenübermittlung für die Gästekommunikation, plattformübergreifende Zugänglichkeit, robuste Kalender- und Housekeeping-Verwaltung, Tools zur Einbindung der Gäste und Integration mit Channel-Managern zur Vertriebsoptimierung.