Rationaliser et simplifier l'enregistrement des invités

L'expérience de la réception établit l'atmosphère générale du séjour d'un client. Les voyageurs s'attendent à ce que le processus d'enregistrement soit rapide et fluide. Qu'elles soient en sous-effectif ou qu'elles aident un client fatigué après un long voyage, les grandes marques hôtelières excellent dans l'art de faire en sorte que les clients se sentent bien accueillis.

L'amélioration de l'expérience d'enregistrement peut considérablement accroître la satisfaction des clients et renforcer l'image de votre marque. Bien que la créativité et les détails bien pensés restent essentiels à l'excellence du service, tant à la réception que dans l'ensemble de l'hôtel, l'hospitalité personnalisée s'appuie de plus en plus sur les avancées numériques.

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La pandémie a entraîné une augmentation significative des solutions mobiles et sans contact. Les appareils sont devenus essentiels à notre vie quotidienne et à notre confort. Parallèlement, l'industrie hôtelière est confrontée à une pénurie de personnel. Tirer parti de la technologie pour s'adapter à ces changements et améliorer les flux de travail permet non seulement de résoudre ces problèmes, mais aussi d'obtenir un avantage concurrentiel.

Une solution clé à cet égard est le logiciel d'enregistrement hôtelier, également connu sous le nom de logiciel de réservation hôtelière, de système de réservation hôtelière ou de système de gestion immobilière (PMS).

Qu'est-ce qu'un logiciel d'enregistrement dans les hôtels et comment fonctionne-t-il ?

Le logiciel d'enregistrement hôtelier est une technologie conçue pour gérer les tâches quotidiennes et conserver les enregistrements des séjours des clients. Les systèmes modernes sont généralement basés sur le cloud, ce qui vous permet de disposer de votre propre logiciel hôtelier en nuage, accessible depuis n'importe quel appareil doté d'une connexion internet. 

Ces systèmes permettent de suivre efficacement tous les aspects opérationnels et peuvent s'intégrer à des logiciels tiers. L'intégration permet également aux hôtels de rationaliser les flux de travail et d'automatiser sélectivement des domaines spécifiques en fonction de leurs besoins - c'est pourquoi nous les appelons également logiciels d'automatisation hôtelière.

Un logiciel d'enregistrement d'hôtel élimine les tâches manuelles répétitives, ce qui permet aux agents de la réception de se concentrer sur les interactions personnelles. Par exemple, si votre personnel recherche manuellement la disponibilité des chambres ou passe un temps précieux à saisir les informations relatives aux clients dans le système, ces tâches ralentissent inévitablement le processus d'enregistrement, provoquant des files d'attente et l'insatisfaction des clients. Elles augmentent également la pression exercée sur le personnel pour qu'il travaille plus vite. 

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L'automatisation de ces tâches à l'aide d'un logiciel d'enregistrement hôtelier peut réduire la charge de travail et améliorer le moral de l'équipe. La réduction de la pression exercée par le personnel permet d'offrir un service efficace et attentif, ce qui se traduit par des interactions plus significatives avec les clients.

Imaginez que votre établissement dispose d'un logiciel d'automatisation hôtelière permettant d'automatiser entièrement le processus de départ. Les clients pourraient régler leur facture, envoyée directement dans leur boîte de réception, en quelques clics, à leur convenance. Sans avoir à produire des documents et à gérer les paiements avant le départ, les employés de la réception peuvent se concentrer sur les besoins des clients. 

Ces exemples montrent comment un logiciel hôtelier en nuage peut gérer divers aspects des opérations hôtelières, de l'enregistrement à la facturation des clients et à l'expérience globale de la réservation. La rationalisation des opérations au moyen d'un logiciel d'enregistrement pour hôtels améliore en fin de compte l'expérience des clients.

Les principaux avantages d'un logiciel d'enregistrement pour les hôtels

La mise en place d'un logiciel d'enregistrement dans les hôtels permet non seulement d'améliorer l'efficacité opérationnelle, mais aussi de rehausser l'expérience des clients, ce qui positionne votre établissement de manière compétitive dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration.

Efficacité accrue = clients plus heureux

L'efficacité et la satisfaction du personnel de l'hôtel ont une incidence directe sur le bonheur des clients. Un logiciel d'automatisation hôtelière élimine les frictions causées par les tâches répétitives et les longues procédures. L'automatisation de ces processus permet de réduire la charge de travail et le niveau de stress, ce qui ouvre la voie à un service à la clientèle exceptionnel. 

En outre, le fait d'avoir davantage d'occasions d'améliorer la satisfaction des clients renforce le moral de l'équipe.

Service personnalisé

Une étude récente de l'ACA a révélé que 75 % des clients se tourneraient vers un concurrent s'ils trouvaient qu'il était plus pratique de traiter avec lui. Les outils d'amélioration de l'efficacité tout-en-un permettent au personnel hôtelier de laisser des impressions durables en leur donnant plus de temps pour se concentrer sur les clients et faire preuve d'empathie à leur égard. 

Grâce aux logiciels hôteliers en nuage qui gèrent les tâches de routine telles que les paiements et le remplissage de formulaires, les réceptionnistes peuvent dépasser les attentes en répondant aux nouveaux besoins des clients.

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Réduction des erreurs

La gestion des surréservations dues à des informations obsolètes sur les différents canaux de réservation et OTAs peut s'avérer difficile. L'enregistrement manuel des données des cartes de crédit des clients par les réceptionnistes entraîne souvent des erreurs humaines et des conséquences juridiques potentielles. 

Un taux de rotation élevé dans votre établissement peut également contribuer à une liste d'erreurs commises par les nouveaux stagiaires. Bien qu'il ne soit pas possible d'éliminer complètement les erreurs, un logiciel d'enregistrement hôtelier basé sur le cloud permet de minimiser ces problèmes.

L'intégration d'un logiciel d'enregistrement d'hôtel avec un gestionnaire de canaux permet d'éviter les surréservations en mettant automatiquement à jour les disponibilités sur tous les canaux en temps réel. L'intégration avec une passerelle de paiement réduit les erreurs dans les transactions et la saisie des données. 

Réduction des coûts et amélioration des recettes

Un logiciel hôtelier en nuage est plus rentable, connaît moins de temps d'arrêt et offre davantage de fonctionnalités que les systèmes traditionnels sur site. Il améliore l'efficacité en automatisant les tâches administratives et en consolidant les données dans un emplacement centralisé. 

Cette intégration permet de personnaliser le service en éliminant les tâches manuelles répétitives et améliore la productivité et l'engagement du personnel. Dans l'ensemble, ces améliorations se traduisent par des économies significatives et une augmentation du chiffre d'affaires.

Caractéristiques d'un logiciel d'enregistrement pour hôtels

Un logiciel d'automatisation hôtelière fournit des données en temps réel, facilite le traitement des paiements et l'autorisation numérique, prend en charge les rapports, les réservations directes et les nouvelles options de vente incitative, et aide à gérer les horaires d'entretien ménager. 

En outre, le logiciel d'enregistrement de l'hôtel permet au personnel d'envoyer des messages et de planifier des activités, ce qui améliore la préparation générale. La centralisation de toutes les informations sur les clients dans un seul profil en ligne élimine les problèmes de rotation du personnel et de perte d'informations sur les clients.

La rationalisation des opérations à l'aide d'un logiciel hôtelier en nuage permet non seulement de distinguer votre entreprise, mais aussi d'assurer son évolutivité. Plus important encore, le logiciel d'enregistrement permet aux clients de vivre une expérience sans faille.

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Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel d'enregistrement pour hôtels ?

Ces fonctionnalités sont conçues pour rationaliser les opérations, améliorer l'expérience des clients et optimiser l'efficacité globale de la gestion de votre hôtel.

✅ Intégration API ouverte - intégrer facilement des logiciels tiers (par exemple, gestion des revenus, gestionnaires de canaux) pour améliorer les processus de réservation et d'enregistrement.

✅ Accès à des informations complètes - accédez à des informations pertinentes telles que les systèmes d'accueil et les aperçus de réservation pour un processus de réservation transparent et convivial.

✅ Traitement des paiements sans contact - offrez des options de paiement sans contact et en ligne pour que les clients puissent régler leurs factures sans effort lors de l'auto-enregistrement ou du check-out.

✅ Messagerie personnalisée - envoyez automatiquement des messages avant et après l'enregistrement, notamment des confirmations de réservation, des demandes d'avis, des alertes d'enregistrement, des conseils de séjour, des suggestions sur les médias sociaux et des mises à jour du blog de l'hôtel.

✅ Accessibilité multiplateforme - fournir un enregistrement en ligne accessible à partir de n'importe quel appareil sans nécessiter de téléchargements ou d'applications supplémentaires.

✅ Gestion du calendrier et de l'entretien ménager - gestion des arrivées, des départs et des horaires d'entretien ménager pour suivre l'occupation, l'état de propreté de la chambre et les notes.

✅ Fonctionnalités d'engagement des clients - améliorez l'engagement des clients avec des promotions personnalisées, des incitations et des cartes d'enregistrement numériques.

✅ Gestion des plans de salle - gérer efficacement les plans de salle et les configurations.

✅ Intégration d'un scanner de documents - enregistrez vos invités en toute sécurité et en douceur à l'aide d'un scanner de documents.

✅ Intégration du gestionnaire de canaux: contrôlez la distribution des chambres sur les moteurs de réservation et les agences de voyage en ligne comme Airbnb, Booking.com et Expedia. Surveillez les performances de réservation par canal pour optimiser les stratégies de distribution.

✅ Ressources de formation - accès aux supports de formation pour une intégration rapide du personnel.

✅ Analyse de la performance de l'entreprise - utiliser des informations basées sur des données pour la gestion des revenus et la prise de décision éclairée.

Quel système offre l'expérience utilisateur la plus simple pour l'enregistrement des clients d'un hôtel ?

Le PMS de Visitor se distingue par son ensemble complet de fonctionnalités, ce qui en fait un leader dans le secteur des logiciels d'enregistrement. De plus, si la convivialité est une priorité pour vous, Visitor excelle dans ce domaine également, avec un design intuitif et une interface facile à naviguer.

Conçu spécialement pour les petits établissements, Visitor vous permet de vous concentrer davantage sur vos clients et moins sur la technologie et les tâches administratives.

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Contrairement à de nombreux PMS conçus pour les grands hôtels qui disposent de ressources importantes pour la gestion du système, Visitor est conçu pour les chambres d'hôtes, les auberges, les motels et les foyers où la simplicité et l'efficacité sont primordiales.

Visitor est une solution complète de réservation en ligne et de gestion immobilière, dotée de fonctionnalités à valeur ajoutée pour rationaliser vos opérations.

Conclusion - Pourquoi choisir un logiciel d'enregistrement pour hôtels ?

Un logiciel d'automatisation hôtelière offre plus que des avantages de base ; il permet de personnaliser l'expérience des clients comme jamais auparavant. Grâce à l'automatisation, vous pouvez désormais personnaliser le parcours de chaque client dans les moindres détails.

Auparavant, les hôtels s'efforçaient de répondre aux besoins de la majorité. Aujourd'hui, vous pouvez personnaliser les expériences à un niveau micro-granulaire, en comprenant les préférences des clients bien avant leur arrivée et en communiquant de la manière qu'ils préfèrent. 

Vous pouvez proposer des compléments personnalisés qui leur conviennent, en accordant une attention particulière aux détails qui renforcent les relations et favorisent la fidélité des clients. En automatisant les processus, vous rationalisez les charges de travail, améliorez les relations avec les agences de voyage et les autres partenaires, et adoptez les dernières pratiques du secteur de l'hôtellerie.

FAQ

❓ Qu'est-ce qu'un logiciel d'enregistrement hôtelier et comment fonctionne-t-il ?

Le logiciel d'enregistrement des hôtels est une technologie conçue pour gérer les tâches quotidiennes et conserver les enregistrements des séjours des clients. Les systèmes modernes sont généralement basés sur le cloud, ce qui permet d'y accéder à partir de n'importe quel appareil doté d'une connexion internet. Ces systèmes suivent les aspects opérationnels, s'intègrent à des logiciels tiers et automatisent des tâches spécifiques afin de rationaliser les flux de travail et d'améliorer les interactions avec les clients.

❓ Comment un logiciel d'enregistrement hôtelier contribue-t-il à la satisfaction des clients ?

Les logiciels d'enregistrement des hôtels éliminent les tâches manuelles telles que la recherche de la disponibilité des chambres et la saisie des informations sur les clients, ce qui accélère le processus d'enregistrement et réduit les files d'attente. Cette automatisation permet aux agents de la réception de se concentrer davantage sur les interactions personnalisées avec les clients, ce qui se traduit par une satisfaction et une fidélisation accrues de ces derniers.

❓ Pourquoi investir dans un logiciel d'enregistrement hôtelier ?

Investir dans un logiciel d'enregistrement hôtelier améliore l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients en automatisant les tâches telles que la vérification de la disponibilité des chambres et la saisie des données des clients. Les flux de travail sont ainsi rationalisés, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des expériences personnalisées pour les clients, ce qui stimule la satisfaction et la fidélité. Le logiciel s'intègre à d'autres systèmes, renforce la sécurité des données et prend en charge les paiements sans contact, répondant ainsi aux attentes modernes des clients en matière de commodité et de sécurité. Dans l'ensemble, il améliore l'efficacité et l'expérience des clients, ce qui en fait un investissement précieux pour les hôtels.

❓ Les logiciels d'enregistrement des hôtels peuvent-ils aider à gérer l'efficacité opérationnelle ?

Oui, le logiciel d'enregistrement des hôtels améliore l'efficacité opérationnelle en s'intégrant à d'autres systèmes de gestion hôtelière. Il facilite l'accès aux données en temps réel, prend en charge les réservations directes et gère efficacement les horaires de ménage, réduisant ainsi les erreurs et optimisant l'affectation des ressources.

❓ Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel d'enregistrement hôtelier ?

Recherchez des fonctionnalités telles que l'intégration d'API ouvertes pour les logiciels tiers, l'accès à des informations complètes pour des réservations en toute transparence, des options de paiement sans contact, une messagerie automatisée pour la communication avec les clients, une accessibilité multiplateforme, une gestion robuste du calendrier et du ménage, des outils d'engagement des clients et l'intégration avec les gestionnaires de canaux pour l'optimisation de la distribution.